Dlaczego projekty IT przekraczają budżet: co szósty
W skrócie: średnie przekroczenie to zła liczba do planowania. W badaniu 1471 projektów IT koszty przekraczały budżet średnio o 27%, ale co szósty projekt przekraczał go średnio o 200%, a harmonogram był opóźniony o prawie 70%. To w tych nielicznych projektach siedzą szkody. Jeśli każdy projekt ma jedną szansę na sześć, że stanie się jednym z nich, portfel sześciu projektów ma 67% szans, że zawiera co najmniej jeden taki, a portfel dwunastu 89%. Rozkład z rzadkimi, ogromnymi wynikami ma grube ogony, a rezerwa liczona od średniej ich nie pokrywa.
Nowy system dla klientów ma budżet 8 mln zł i 10% rezerwy, „zgodnie ze średnią w branży”. Kierownik projektu ma slajd: projekty IT przekraczają budżet średnio o około jedną czwartą, więc 10% to trochę mało, ale przy dobrym zarządzaniu wystarczy.
Seba zastanawia się, co ukrywa słowo „średnio”. Okazuje się, że większość ryzyka.
Badanie
Badacze z Oksfordu zebrali 1471 projektów IT, z instytucji publicznych i firm, z planowanymi i rzeczywistymi kosztami i harmonogramami. Wyszły dwie liczby:
| Przekroczenie kosztów | |
|---|---|
| Średnio we wszystkich projektach | 27% |
| Najgorszy co szósty | średnio około 200%, i prawie 70% opóźnienia |
Średnia sprawia, że projekty IT wyglądają na umiarkowane, przewidywalne przekroczenie. Co szósty sprawia, że wyglądają na loterię z paskudną nagrodą. Oba obrazy są prawdziwe; firmy topi tylko drugi.
Grube ogony
W normalnym, dzwonowym świecie wyniki daleko od średniej są znikomo rzadkie. W świecie z grubymi ogonami skrajne wyniki są rzadkie, ale nie aż tak, a gdy się zdarzają, są ogromne. Tak wyglądają koszty projektów, krachy na giełdzie, szkody ubezpieczeniowe i powodzie w miastach. Średnia nadal istnieje, ale nie opisuje prawie żadnego prawdziwego projektu: większość kończy się blisko budżetu, kilka eksploduje.
Dlatego też błąd planowania jest tu tak kosztowny: optymistyczne plany zderzają się z rozkładem, w którym strona strat jest długa, a strona zysków krótka.
Portfel projektów
Jeśli każdy projekt niezależnie ma jedną szansę na sześć, że stanie się jednym ze skrajnych, szansa, że portfel zawiera co najmniej jeden taki:
| Projekty w portfelu | Co najmniej jeden ze skrajnym przekroczeniem |
|---|---|
| 1 | 17% |
| 3 | 42% |
| 6 | 67% |
| 12 | 89% |
Firma, która prowadzi tuzin projektów IT, powinna spodziewać się co najmniej jednej katastrofy i planować pod nią, zamiast uznawać ją za pech, gdy przyjdzie.
Szansa, że portfel zawiera co najmniej jedno skrajne przekroczenie
Statystyka dla laików: pytaj o ogon, nie o środek
Gdy wyniki są nierówne, średnia i typowy przypadek mogą wyglądać spokojnie, a ryzyko siedzi na krańcach. Zapytaj: jak wyglądają najgorsze 10% albo 20% i jak często się zdarzają? Rezerwa pokrywająca średnie przekroczenie chroni przed przypadkami, które ochrony nie potrzebują.
Gdzie to kosztuje pieniądze
Stopy zwrotu też mają grube ogony. „Przeciętny rok na giełdzie to +8%” nic nie mówi o jednym roku na dziesięć, który spada o 20% albo więcej. Planuj oszczędności pod ogon: ile możesz stracić w złym roku i czy wytrzymasz?
Morał
Projekt Seby przekroczył budżet o 18%, co kierownik przedstawił jako sukces na tle średniej w branży. Drugi projekt, który firma zaczęła w tym roku, „prosta” migracja danych, przekroczył budżet o 230% i opóźnił się o dwa lata. Przegląd wniosków zalecił podniesienie rezerwy do 15%.
Czego to badanie nie mówi
- Zbiór, nie losowa próba. To projekty, o których badaczom udało się zdobyć dane; prawdziwe udziały mogą być inne.
- Co szósty to podsumowanie. Badanie opisuje skrajną grupę jej średnią; przekroczenia w jej środku bardzo się różnią.
- Nasza tabela portfela zakłada niezależność. Projekty dzielące ludzi, dostawców albo technologię mogą upadać razem, co czyni ryzyko jeszcze bardziej skokowym.
Projekt Seby i migracja danych to ilustracja. 1471 projektów, 27% i co szósty pochodzą z badania opublikowanego w Harvard Business Review w 2011 roku. Tabela portfela to nasz rachunek. Treść edukacyjna, nie porada biznesowa ani finansowa.