Czy open space poprawia współpracę? Rozmów twarzą w twarz ubyło o 70%
W skrócie: open space sprzedawano jako sposób, żeby ludzie więcej rozmawiali. Kiedy badacze zmierzyli to elektronicznymi identyfikatorami w dwóch dużych firmach, przed przeprowadzką do open space i po niej, rozmów twarzą w twarz ubyło o około 70%, a maili przybyło. Ludzie założyli słuchawki i pisali do kolegi siedzącego trzy metry dalej. To dwie firmy i około 150 osób, więc nie ostatnie słowo, ale to pomiar, a nie odczucie, i odczucie się myliło.
Firma kuzyna Seby przeniosła się do open space, żeby „wspierać współpracę”. Ścian nie ma. Na nowym piętrze wisi tabliczka STREFA WSPÓŁPRACY, stoją pufy, na których nikt nie siada, i długi stół, który formalnie jest dla wszystkich, a w praktyce dla działu sprzedaży.
Pierwszego dnia Seba zauważył, że wszyscy mają słuchawki. Drugiego dnia osoba siedząca dokładnie naprzeciwko napisała do niego na czacie z pytaniem, czy ma chwilę na krótką rozmowę. Seba odpisał na czacie, że ma. Porozmawiali. Na czacie.
Słowo, które zmieniło znaczenie
Cały plan stoi na jednym założeniu: jeśli ludzie się widzą, będą więcej rozmawiać. Brzmi oczywiście. Tak oczywiście, że większość firm nigdy tego nie sprawdziła, tylko zapytała potem pracowników, czy nowa przestrzeń wydaje im się sprzyjająca współpracy. Ponieważ przestrzeń oficjalnie nazywa się strefą współpracy, odpowiedź brzmi „tak”, a słowo „współpraca” po cichu zaczyna znaczyć „brak ścian”.
Co wyszło, gdy ktoś to zmierzył
W 2018 roku dwoje badaczy przyjrzało się dwóm dużym amerykańskim firmom, które przenosiły ludzi z boksów do open space. Zamiast ankiety dali pracownikom elektroniczne identyfikatory, które rejestrowały, kiedy noszący rozmawia z kimś twarzą w twarz, a do tego liczyli maile i wiadomości, przez kilka tygodni przed przeprowadzką i po niej. Ci sami ludzie, te same stanowiska, te same firmy, zmieniły się tylko ściany.
| Po przeprowadzce do open space | Zmiana |
|---|---|
| Rozmowy twarzą w twarz | mniej o około 70%, w obu firmach |
| Maile | więcej, o mniej więcej 20% do 50% zależnie od sposobu liczenia |
| Wiadomości na komunikatorze | więcej |
Prawdopodobny mechanizm to ten, który Seba zobaczył pierwszego dnia. Kiedy wszyscy słyszą wszystko, rozmowa staje się występem. Ludzie chronią uwagę słuchawkami, a prywatność klawiaturą. Ściany wykonywały pracę, której nikt nie zauważał: pozwalały rozmawiać.
Dlaczego identyfikator bije ankietę
Ankieta mierzy, co ludzie myślą, że się stało, przefiltrowane przez to, co według nich wypada odpowiedzieć. Identyfikator mierzy, co się stało. Żadne z nich nie jest idealne. Ale gdy się nie zgadzają, identyfikator nie ma interesu w odpowiedzi, a ankietę napisali ci, którzy zapłacili za pufy.
Liczy się też schemat badania. Porównanie firm z open space z firmami z boksami mieszałoby wpływ biura ze wszystkim innym, czym te firmy się różnią. Śledzenie tych samych ludzi przez tę samą przeprowadzkę, czyli porównanie przed i po, usuwa większość tego, choć nie wszystko: coś innego mogło zmienić się w tym samym czasie, dlatego uspokaja, że ten sam spadek widać w dwóch osobnych firmach.
Statystyka dla noobów: mierz zachowanie
Jeśli chcesz wiedzieć, czy coś zmieniło to, co ludzie robią, policz, co robią. Pytanie, co o tym myślą, to inne pytanie z inną odpowiedzią. Oba bywają przydatne; tylko jedno odpowiada na „czy ludzie więcej rozmawiają?”.
A gdy wynik jest wbrew planowi, przed świętowaniem albo rozpaczą sprawdź wielkość badania. Tu to dwie firmy i około 150 osób: mocny sygnał, nie prawo natury.
Gdzie to kosztuje pieniądze
Inwestorów pyta się w ankiecie, jak podchodzą do ryzyka, a potem panikują i sprzedają przy pierwszym krachu. To, co ludzie mówią, że zrobią, i to, co robią, mierzy się osobno nie bez powodu. Jeśli chcesz wiedzieć, jak zachowujesz się na spadającym rynku, sprawdź, co zrobiłeś podczas ostatniego.
Morał
Seba przesłał badanie działowi administracji. Administracja odpisała, że open space okazał się wielkim sukcesem, co pokazuje ankieta pracownicza, w której 81% zgodziło się, że biuro jest „otwartą przestrzenią”. Seba chciał omówić to osobiście, ale nie było gdzie porozmawiać w cztery oczy, więc wysłał maila.
Czego to badanie nie mówi
- Dwie firmy, około 150 osób. Małe próby; inne biura i inne prace mogą wyglądać inaczej.
- Ilość, nie jakość. Identyfikatory rejestrowały, że ludzie rozmawiali, a nie o czym, ani czy praca stała się lepsza czy gorsza.
- Tylko przed i po. Żadna grupa podobnych pracowników nie została w boksach dla porównania, więc nie da się całkiem wykluczyć innych zmian w tym samym czasie.
- Jeden rodzaj open space. Biur z cichymi pokojami i małymi strefami zespołów nie badano.
Seba, pufy i ankieta administracji to ilustracja; 81% jest zmyślone na potrzeby żartu. Liczby z badania pochodzą z opublikowanej pracy (Philosophical Transactions of the Royal Society B, 2018). Treść edukacyjna, nie porada finansowa.