¿La oficina abierta mejora la colaboración? Las conversaciones cara a cara cayeron un 70%
En resumen: la oficina abierta se vendió como una forma de que la gente hablara más. Cuando unos investigadores lo midieron con identificadores electrónicos en dos grandes empresas, antes y después de pasar a oficina abierta, la interacción cara a cara cayó alrededor de un 70% y el correo subió. La gente se puso cascos y escribía al compañero de tres metros más allá. Son dos empresas y unas 150 personas, así que no es la última palabra, pero es una medición y no una sensación, y la sensación se equivocaba.
La empresa del cuñado se ha pasado a la oficina abierta para «fomentar la colaboración». Ya no hay tabiques. En la planta nueva hay un cartel que dice ZONA DE COLABORACIÓN, unos pufs en los que no se sienta nadie y una mesa larga que en teoría es de todos y en la práctica es de los comerciales.
El primer día, el cuñado notó que todo el mundo llevaba cascos. El segundo día, la persona sentada justo enfrente le mandó un mensaje por el chat para preguntarle si tenía un momento para hablar. El cuñado le contestó por el chat que sí. Entonces hablaron. Por el chat.
La palabra que cambió de significado
Todo el plan descansa en una idea: si la gente se ve, hablará más. Suena evidente. Tan evidente que la mayoría de las empresas nunca lo comprobó, y se limitó a preguntar después a la plantilla si el nuevo espacio le parecía colaborativo. Como el espacio se llama oficialmente zona de colaboración, la respuesta vuelve como «sí», y la palabra «colaboración» empieza a significar, sin que nadie lo diga, «ausencia de tabiques».
Lo que pasó cuando alguien lo midió
En 2018, dos investigadores estudiaron dos grandes empresas estadounidenses mientras pasaban a su gente de cubículos a oficina abierta. En lugar de una encuesta, dieron a los empleados identificadores electrónicos que registraban cuándo quien lo llevaba estaba en una conversación cara a cara, y además contaron el volumen de correos y mensajes, durante semanas antes y después de la mudanza. Las mismas personas, los mismos puestos, las mismas empresas; solo cambiaron los tabiques.
| Tras pasar a oficina abierta | Cambio |
|---|---|
| Interacción cara a cara | alrededor de un 70% menos, en las dos empresas |
| Correo electrónico | más, entre un 20% y un 50% según cómo se contara |
| Mensajería instantánea | más |
El mecanismo probable es el que vio el cuñado el primer día. Cuando todo el mundo lo oye todo, una conversación se convierte en una actuación. La gente protege su atención con cascos y su intimidad con el teclado. Los tabiques hacían un trabajo que nadie había notado: permitir hablar.
Por qué el identificador gana a la encuesta
Una encuesta mide lo que la gente cree que pasó, filtrado por lo que cree que se espera que diga. Un identificador mide lo que pasó. Ninguno es perfecto. Pero cuando no coinciden, al identificador le da igual la respuesta, y la encuesta la escribió quien pagó los pufs.
El diseño también importa. Comparar empresas con oficina abierta con empresas con cubículos mezclaría el efecto de la oficina con todo lo demás en que se diferencian. Seguir a las mismas personas a lo largo de la misma mudanza, una comparación antes y después, elimina buena parte de eso, aunque no todo: algo más pudo cambiar a la vez, y por eso tranquiliza ver la misma caída en dos empresas distintas.
Estadística para novatos: mide el comportamiento
Si quieres saber si algo cambió lo que hace la gente, cuenta lo que hace. Preguntarle qué opina es otra pregunta con otra respuesta. Las dos pueden servir; solo una responde a «¿habla más la gente?».
Y cuando un resultado va contra el plan, mira el tamaño del estudio antes de celebrar o desesperar. Aquí son dos empresas y unas 150 personas: una señal fuerte, no una ley de la naturaleza.
Dónde cuesta dinero
A los inversores se les pregunta en un cuestionario cómo llevan el riesgo, y luego entran en pánico y venden en la primera caída. Lo que la gente dice que hará y lo que hace se miden por separado por algo. Si quieres saber cómo te comportas en un mercado que cae, mira lo que hiciste en el último.
La moraleja
El cuñado reenvió el estudio a Servicios Generales. Servicios Generales contestó que la oficina abierta había sido un gran éxito, como mostraba la encuesta a la plantilla, en la que el 81% estuvo de acuerdo en que la oficina era «un espacio abierto». El cuñado quería comentarlo en persona, pero no había ningún sitio donde hablar en privado, así que mandó un correo.
Lo que este estudio no puede decir
- Dos empresas, unas 150 personas. Muestras pequeñas; otras oficinas y otros trabajos pueden ser distintos.
- Cantidad, no calidad. Los identificadores registraban que la gente hablaba, no de qué, ni si el trabajo mejoró o empeoró.
- Solo antes y después. Ningún grupo parecido se quedó en cubículos para comparar, así que no se pueden descartar del todo otros cambios simultáneos.
- Un tipo de oficina abierta. No se estudiaron oficinas con salas silenciosas y zonas pequeñas por equipo.
El cuñado, los pufs y la encuesta de Servicios Generales son una ilustración; el 81% es inventado para el chiste. Las cifras del estudio proceden del artículo publicado (Philosophical Transactions of the Royal Society B, 2018). Contenido educativo, no asesoramiento financiero.