Dlaczego projekty zawsze trwają dłużej, niż planowano? Błąd planowania w liczbach
W skrócie: plan zbudowany z najbardziej prawdopodobnego czasu każdego zadania prawie zawsze się spóźnia, nawet gdy każdy szacunek jest uczciwy. Zadanie może skończyć się dzień wcześniej, ale spóźnić się o kilka dni, więc opóźnienia przeważają nad zyskami. W naszym przykładzie dziesięć zadań po „najpewniej dwa dni” daje plan na 20 dni, średnio 26 dni i tylko 13% szans na termin. Ludzie ignorują też własne doświadczenie: studenci, którzy szacowali pracę dyplomową na 34 dni, pisali ją 56, dłużej niż w swoim najczarniejszym scenariuszu. Lekarstwo to pytanie, ile naprawdę trwały podobne projekty.
Kuzyn Seba dostał zadanie zaplanowania nowego portalu dla klienta. Zrobił to porządnie. Dziesięć zadań. Przy każdym zapytał siebie: ile to najpewniej potrwa? Dwa dni. Każda odpowiedź była uczciwa, każdą sprawdził z osobą, która będzie to robić, i każda z osobna była trafna.
Plan mówi: 20 dni roboczych. Szef Seby obiecał klientowi 20 dni roboczych. Klient zaplanował imprezę z okazji startu na dzień 21. Wszyscy w tej historii zachowują się rozsądnie i właśnie w tym problem.
Dlaczego „najpewniej” sumuje się do „za późno”
Zobacz, jak naprawdę zachowuje się jedno zadanie. Może pójść gładko i zająć dzień. Najczęściej zajmuje dwa. Czasem serwer testowy leży i zajmuje trzy. Od czasu do czasu dokumentacja dostawcy okazuje się fikcją literacką i zajmuje sześć. W naszym przykładzie szanse wyglądają tak:
| Jedno zadanie trwa | 1 dzień | 2 dni | 3 dni | 6 dni |
|---|---|---|---|---|
| Szansa | 20% | 45% (najbardziej prawdopodobne) | 20% | 15% |
„Dwa dni” to najbardziej prawdopodobna odpowiedź. Ale zadanie może skończyć się co najwyżej dzień wcześniej, a spóźnić nawet o cztery. Średnio po wielu zadaniach jedno trwa 2,6 dnia, a nie 2. Tak działa krzywy, prawostronnie skośny rozkład: najbardziej prawdopodobna wartość leży na lewo od średniej, bo cały długi ogon jest po stronie spóźnień.
Teraz dodaj dziesięć takich zadań. Zasymulowaliśmy 400 000 wersji projektu Seby:
- Średni czas: 26 dni, a nie 20.
- Szansa zmieszczenia się w planie 20 dni: 13%.
- Żeby mieć 80% pewności, trzeba obiecać 30 dni; dla 90%, 33 dni.
Nikt nie kłamał, nikt się nie obijał, każdy szacunek był najbardziej prawdopodobną wartością. Plan był spóźniony w dniu, w którym go napisano. Każdy krok rozsądny, całość absurdalna: to najbardziej korporacyjne zdanie, jakie znamy.
Szansa, że projekt będzie gotowy do dnia…
I nie uczymy się na poprzednim razie
Można by pomyśleć, że doświadczenie to naprawi. W słynnym badaniu z 1994 roku psychologowie zapytali 37 studentów, kiedy skończą pracę dyplomową. Najlepszy szacunek wynosił średnio 33,9 dnia. Zapytani o najgorszy scenariusz, „jeśli wszystko pójdzie tak źle, jak tylko może”, odpowiedzieli 48,6 dnia. W rzeczywistości zajęło im to 55,5 dnia, dłużej niż w ich własnym najgorszym scenariuszu, a w przewidzianym terminie skończyło około 30%.
To samo badanie pokazało, że ludzie trafniej oceniają terminy innych niż własne i że planując, myślą o krokach tego projektu, a nie o tym, ile trwały poprzednie. To błąd planowania: plan opisuje, jak projekt powinien pójść, przeszłość opisuje, jak projekty idą, a my słuchamy planu.
Statystyka dla noobów: spojrzenie z zewnątrz
Lekarstwo ma nazwę, prognozowanie według klasy referencyjnej, i prostą wersję: zanim zsumujesz zadania, zapytaj „ile trwało pięć ostatnich podobnych projektów w porównaniu z planem?”. Jeśli przekroczyły go o 30%, dodaj 30%. Brzmi pesymistycznie. Jest po prostu trafne.
A sumując szacunki, pamiętaj, że „najbardziej prawdopodobne” dla każdej części to nie „najbardziej prawdopodobne” dla całości. Gdy coś może pójść źle tylko w jedną stronę, całość kończy się później niż suma typowych części.
Gdzie to kosztuje pieniądze
Remonty, cele oszczędnościowe i plany emerytalne cierpią na tę samą arytmetykę. Plan oszczędzania, który co roku zakłada najbardziej prawdopodobny rok, nie ma miejsca na rok zły, a koszty piętrzą się po jednej stronie. Zbuduj plan z tego, co zwykle dzieje się z planami podobnymi do twojego, i dodaj zapas na ogon.
Morał
Seba pokazał symulację i zaproponował, żeby obiecać klientowi 30 dni. Szef odpowiedział, że 30 dni brzmi mało ambitnie, i zapytał, czy Seba nie znajdzie oszczędności. Seba znalazł: usunął z tabeli kolumnę „6 dni”. Plan wynosi teraz oficjalnie 20 dni przy 100% szans powodzenia. Impreza nadal jest w dniu 21. Seba kupił na nią bilet, zwrotny.
Czego to nie mówi
- Szanse zadań to przykład. Twoje projekty mają własny wzór; 13% wynika z naszych założeń, a nie z badania.
- Zadania nie zawsze są niezależne. Jeśli jeden problem opóźnia kilka zadań naraz, ogon jest gorszy niż w naszym modelu.
- Badanie z 1994 roku jest małe. 37 studentów i jeden rodzaj projektu; późniejsze badania znajdowały ten sam wzór w wielu miejscach, ale jego wielkość bywa różna.
Projekt Seby i szanse zadań to ilustracja; symulacja zakłada dziesięć niezależnych zadań z szansami z tabeli. Liczby dotyczące prac dyplomowych pochodzą z opublikowanego badania (Journal of Personality and Social Psychology, 1994). Treść edukacyjna, nie porada finansowa.