¿Por qué los proyectos siempre tardan más de lo previsto? La falacia de la planificación en números
En resumen: un plan construido con la duración más probable de cada tarea casi siempre llega tarde, aunque cada estimación sea honrada. Una tarea puede acabar un día antes, pero retrasarse varios, así que los retrasos pesan más que las ganancias. En nuestro ejemplo, diez tareas de «dos días, lo más probable» dan un plan de 20 días, una media de 26 y solo un 13% de probabilidades de llegar a tiempo. Además, la gente ignora su propio historial: estudiantes que estimaron su trabajo final en 34 días tardaron 56, más que en su peor escenario. El remedio es preguntar cuánto tardaron de verdad proyectos parecidos.
Al cuñado le han encargado planificar el nuevo portal del cliente. Lo ha hecho bien. Diez tareas. Para cada una se preguntó: ¿cuánto tardará lo más probable? Dos días. Cada respuesta fue honrada, cada una la comprobó con quien iba a hacer el trabajo, y cada una, por separado, era correcta.
El plan dice 20 días laborables. El jefe del cuñado le ha prometido al cliente 20 días laborables. El cliente ha organizado una fiesta de lanzamiento para el día 21. Todo el mundo en esta historia está siendo razonable, y ese es el problema.
Por qué «lo más probable» suma «tarde»
Mira cómo se comporta de verdad una tarea. Puede ir rodada y llevar un día. Lo más frecuente es que lleve dos. A veces el servidor de pruebas se cae y lleva tres. De vez en cuando la documentación del proveedor resulta ser ficción y lleva seis. En nuestro ejemplo, las probabilidades son estas:
| Una tarea tarda | 1 día | 2 días | 3 días | 6 días |
|---|---|---|---|---|
| Probabilidad | 20% | 45% (lo más probable) | 20% | 15% |
«Dos días» es la respuesta más probable. Pero una tarea puede adelantarse como mucho un día y retrasarse hasta cuatro. De media, sobre muchas tareas, una tarda 2,6 días, no 2. Es lo que hace una distribución torcida, con asimetría a la derecha: el valor más probable queda a la izquierda de la media, porque toda la cola larga está del lado de los retrasos.
Ahora suma diez. Simulamos 400.000 versiones del proyecto del cuñado:
- Duración media: 26 días, no 20.
- Probabilidad de acabar dentro del plan de 20 días: 13%.
- Para estar seguro al 80%, habría que prometer 30 días; al 90%, 33 días.
Nadie mintió, nadie se escaqueó, cada estimación era el valor más probable. El plan ya llegaba tarde el día en que se escribió. Cada paso es sensato y el conjunto es absurdo, que es la frase más de oficina que conocemos.
Probabilidad de que el proyecto esté acabado el día…
Y no aprendemos de la última vez
Uno pensaría que la experiencia lo arregla. En un estudio famoso de 1994, unos psicólogos preguntaron a 37 estudiantes cuándo terminarían su trabajo de fin de carrera. Su mejor estimación fue de 33,9 días de media. Cuando se les pidió el peor caso, «si todo sale todo lo mal que puede salir», dijeron 48,6 días. Tardaron de verdad 55,5 días, más que en su propio peor caso, y solo alrededor del 30% acabó en la fecha que había previsto.
La misma investigación encontró que la gente juzgaba mejor los plazos ajenos que los propios, y que al planificar pensaba en los pasos de este proyecto y no en cuánto habían tardado los anteriores. Es la falacia de la planificación: el plan describe cómo debería ir el proyecto, el pasado describe cómo van los proyectos, y hacemos caso al plan.
Estadística para novatos: la vista desde fuera
El remedio tiene nombre, pronóstico por clase de referencia, y una versión sencilla: antes de sumar las tareas, pregunta «¿cuánto tardaron los últimos cinco proyectos parecidos comparado con su plan?». Si se pasaron un 30%, súmale un 30%. Parece pesimista. Es simplemente acertado.
Y al sumar estimaciones, recuerda que «lo más probable» de cada parte no es «lo más probable» del total. Para todo lo que solo puede torcerse en una dirección, el total acaba más tarde que la suma de las partes típicas.
Dónde cuesta dinero
Las reformas de casa, los objetivos de ahorro y los planes de jubilación sufren la misma aritmética. Un plan de ahorro que supone cada año el año más probable no deja sitio para el año malo, y los costes se amontonan de un solo lado. Construye el plan con lo que suele pasarles a planes como el tuyo y añade un colchón para la cola.
La moraleja
El cuñado presentó la simulación y propuso prometer al cliente 30 días. Su jefe dijo que 30 días sonaba poco ambicioso y le preguntó si podía encontrar eficiencias. El cuñado las encontró: quitó de la tabla la columna de 6 días. El plan es ahora oficialmente de 20 días con un 100% de probabilidades de éxito. La fiesta sigue siendo el día 21. El cuñado ha comprado una entrada, reembolsable.
Lo que esto no puede decir
- Las probabilidades de las tareas son un ejemplo. Tus proyectos tienen su propio patrón; el 13% sale de nuestros supuestos, no de un estudio.
- Las tareas no siempre son independientes. Si un problema retrasa varias tareas a la vez, la cola es peor que en nuestro modelo.
- El estudio de 1994 es pequeño. 37 estudiantes y un tipo de proyecto; investigaciones posteriores encontraron el mismo patrón en muchos sitios, pero con tamaños distintos.
El proyecto del cuñado y las probabilidades de las tareas son una ilustración; la simulación supone diez tareas independientes con las probabilidades de la tabla. Las cifras del trabajo de fin de carrera proceden del estudio publicado (Journal of Personality and Social Psychology, 1994). Contenido educativo, no asesoramiento financiero.