Oficina · Comparaciones múltiples
Por qué siempre hay algún KPI en rojo en el panel
En resumen: si cada KPI tiene un 5% de probabilidad de ponerse en rojo en un mes normal, un panel de 30 KPI muestra al menos uno en rojo el 79% de los meses sin que cambie nada, 1,5 rojos de media, y solo unos 2,6 meses del todo verdes al año. En el 55% de los años, algún KPI está en rojo dos meses seguidos, lo que parece una tendencia. Son las comparaciones múltiples: cuantas más cosas compruebas, más falsas alarmas. El remedio son menos alarmas y más estrictas, y buscar patrones que se mantengan.
Revisión mensual del negocio. El panel tiene 30 KPI, cada uno con su semáforo. Verde: dentro de su rango normal. Rojo: fuera. Este mes hay dos en rojo: el tiempo medio de atención y las reclamaciones en la región norte. La reunión les dedica 50 minutos.
El mes pasado había otro KPI en rojo. El anterior, otros dos. El cuñado no ha visto nunca un mes con los 30 en verde y se pregunta si existe.
¿Cada cuánto debería haber algo en rojo?
Supón que el «rango normal» de cada KPI se fija para que, en un mes corriente sin cambios, quede fuera el 5% de las veces. Para un solo KPI es una alarma razonable: un rojo es raro. Pero el panel comprueba 30 cada mes.
| Número de KPI | Meses con al menos un rojo, sin que cambie nada |
|---|---|
| 1 | 5% |
| 5 | 23% |
| 10 | 40% |
| 30 | 79% |
| 50 | 92% |
Con 30 KPI, un mes normal tiene 1,5 rojos de media, y un año solo unos 2,6 meses del todo verdes. La reunión siempre tiene una crisis que discutir, y casi siempre es ruido.
Meses con al menos un KPI en rojo sin que haya cambiado nada
La falsa tendencia
Un mes en rojo se descarta fácil. Dos seguidos parecen un patrón. Pero con 30 KPI y 12 meses, nuestra simulación encontró que algún KPI está en rojo dos meses seguidos el 55% de los años, por puro azar. Cualquier KPI concreto se pone en rojo al menos una vez al año el 46% de las veces.
Son las comparaciones múltiples: cada comprobación tiene una pequeña probabilidad de falsa alarma, y muchas comprobaciones suman casi la certeza de que algo se encenderá.
Cómo hacer que el rojo signifique algo
- Menos KPI. Quédate con los pocos que mueven decisiones; muestra el resto sin semáforos.
- Alarmas más estrictas en paneles grandes. Con 30 KPI, un umbral de 1 entre 600 para cada uno mantiene cerca del 5% la probabilidad de algún falso rojo en un mes.
- Busca persistencia. Tres o más meses en el mismo sentido, o un cambio que aparece a la vez en KPI relacionados, es mucho más probable que sea real.
- Apunta el porqué antes de mirar. Un KPI que esperabas que se moviera, por una razón dicha, es una prueba; uno que notas después es una búsqueda.
Estadística para principiantes: cuenta tus oportunidades
Antes de reaccionar a una cifra sorprendente, pregunta cuántas cifras miraste para encontrarla. Una sorpresa entre 30 comprobaciones es lo esperado. La probabilidad de que al menos una de n comprobaciones independientes dé una falsa alarma es 1 menos 0,95 elevado a n, que pasa del 50% con 14 comprobaciones.
Dónde te cuesta dinero
Revisa 30 indicadores cada mañana y uno siempre estará «dando una señal». Busca un patrón raro en 500 acciones y decenas lo tendrán. Cuanto más criba haces, más alto tiene que estar el listón antes de actuar.
La moraleja
El cuñado propuso reducir el panel a ocho KPI. La propuesta se recibió con entusiasmo y pasó a un grupo de trabajo, que consultó a cada departamento. Cada departamento añadió los KPI que le importaban. El nuevo panel tiene 41 KPI. El mes pasado, tres estaban en rojo. La reunión se ha alargado a dos horas.
Lo que este modelo no puede decirte
- Los KPI no son independientes. Los reales se mueven juntos, lo que cambia las cifras exactas: menos alarmas sueltas, pero alarmas que llegan en grupo.
- El 5% es un supuesto nuestro. Muchos paneles fijan los umbrales a ojo, lo que puede hacer las falsas alarmas más o menos frecuentes.
- Los problemas reales existen. Un rojo puede ser real; se trata de que por el color solo no lo sabes.
La revisión del negocio y el panel son una ilustración. Las cifras salen de nuestro propio modelo de 30 KPI independientes, cada uno con un 5% de probabilidad de mes en rojo sin que cambie nada, simulado durante 200.000 años. Contenido educativo, no asesoramiento empresarial ni financiero.